一起招标采购履约风波引发的思考

摘要：在招投标采购中，经常会出现一些中标人在中标后对采购标的进行“偷梁换柱”。本文通过一起招标采购履约风波，分析了在招标采购需求管理、中标人资格审查、内部项目进度控制、履约进度质量管控、履约争议处理等方面的风险，给招投标采购的履约风险管控提供一定参考。

关键词：采购管理、招标采购、供应商履约管理

引言

招标采购方式由于其流程规范、充分竞争的优点，在采购活动中广泛应用，发挥着重要作用。实践中，很多项目一旦出现采购履约等方面的风险，招标人就往往简单的归咎于招标采购方式的问题，而并没有意识到采购履约管理不到位才是主因，加强采购合同履约管理才是解决之策。

一、 案例简介

某招标人委托招标代理机构开展双主梁轨道集装箱吊（俗称“龙门吊”）采购项目国内公开招标，最终确定H公司中标。2019年8月，招标人与H公司签署双主梁轨道集装箱吊采购合同，双方约定到货交付时间为2019年10月15日。后因招标人现场施工冲突，与H公司变更了合同，延迟交货期限为2020年8月15日。

2019年12月，新冠疫情爆发，招标人响应政府号召控制人员非必要不外出，现场检验延迟至2020年5月。招标人技术人员在中标人现场开展检验试验计划（Inspection and Test Plan）过程中发现核心配置被“偷梁换柱”，标的物的主要零部件电机和减速机与合同规定严重不符，电机由业界著名品牌 “佳木斯”被替换为普通品牌的“江苏大力”，减速机由进口的“SEW”品牌替换为国产的“江苏国茂”。中标人声称投标工作人员因工作失误，未将投标的实际技术参数要求传导到工厂，工厂按日常配置进行了生产。

招标人要求中标人按照合同约定进行整改，中标人采取拖延战术，利用招标人对项目时间的紧迫性需求，迫使招标人妥协接受既定事实。最终招标人被迫与供应商达成让步接收协议，接受已成既定事实的电机、减速机品牌，中标人补偿核心部件差价21.30万元，延长标的物的质保期6年。

二、 案例分析与启示

（一）招标采购风险控制要从采购需求管理源头抓起

采购业务的起点源自采购需求，风险如果从源头开始预防的话，往往就能起到事半功倍的效果。招标人在采购需求论证阶段，就应快速了解供方市场、潜在供应商、主要潜在机型等市场信息并提出专业采购初步建议方案，然后有效的组织工程、设备专业人员介入需求管理，以便需求部门进行严谨细致的需求确认工作。这不仅可以有效控制项目预算，更重要的是避免为后续的采购过程管理“埋雷”，从而确保招标采购文件有效发挥其预防作用。

招标人在编制技术参数时要防止需求过度。该案例中招标人最终在核心关键零部件电机和减速机方面被迫接受了质量和品牌较低的履约结果，中标人补偿21.35万元差价和延长6年质保期。但如果换个角度看，招标人现在被迫接受的电机和减速机，是否原本就可以满足其实际需求呢？很显然，是存在这样的可能性的。那么招标人在编制采购需求时确定的核心零部件技术参数及品牌，就属于明显的“质量过剩”“需求镀金”，从而导致采购预算计划过高，不能很好的控制项目预算。

（二）加强内部项目进度控制为招标采购预留时间

一些设备由于其固有的复杂性、需求的相对平衡性，一般其生产周期都比较长。现实中，设备采购大都属于新建工程项目或现有设施技改项目的固定资产采购，特别是很多项目周期特别紧张，留给采购环节的时间往往捉襟见肘。在采购过程中，供应商如果感觉到采购人的时间紧迫性压力后，就可能利用此短板迫使找别人让步，招标人往往就陷入被动。招标采购的程序性要求本身也需要足够的流程时间。该案例中，招标人最后妥协的最主要原因，就来自于该公司项目工期进度压力，供货不宜再耽搁，导致其不得不让步，最终并未完全实现原定采购目标。

招标采购尤其要加强内部项目计划的需求变化管理。该案例中，原本到货交期要求为2019年10月15日，后因招标人现场施工冲突与合同方进行合同变更，延迟交货期为2020年8月15日。而在因疫情影响设备监造现场见证滞后，发现核心配置“以次充好”问题时，离2020年8月的交货期已为时不远，该采购活动中给中标人就造成“先松后紧”的印象。

招标人在涉及项目采购时一定要随时监控内部项目的进度，有效进行内部沟通，提前洞察可能影响设备采购的风险因素并有针对性及时制定预案，避免给中标人有机可乘。当然，最重要还是要在项目初期，争取给中标人预留充分的时间，加强进度过程控制，不让中标人感觉到招标人的时间压力。

（三）招标采购需加强投标人资格审查管理

采购重要原料或关键设备，采购人一般都要对供应商进行一系列的供应商评估。在招投标的过程中，投标人为保障竞争的充分，在编制招标文件时一般不会过多限制投标人资格。招标人提前对所购货物或服务的供应细分市场、供应商以往业绩和履约以及供应商内部质量等管理体系运行情况等，进行详细的调查工作就尤为重要，特别是对供应商的履约评价、行业信誉、HSE管理、守法合规管理等要素予以高度重视，招标人可以通过这些背景资料来有效的采取事前预防措施。对潜在供应商业绩和履约以及质量管理体系运行情况、涉及的案件纠纷等情况，调查越充分，就越有可能提前发现一些失信、违约的蛛丝马迹。

（四）加强招标采购后续的采购履约过程管理

绝大部分固定资产类项目采购的设备或服务，具有作用重要、技术复杂、交货期长等固有特点，招标人天然比较为重视，除了在供应商资格审查等“事前预防”方面做足功夫外，更要在“事中控制”上加大力度，尤其应加大进度和质量管理。常用的管理手段之一是派驻监造人员进行设备驻场监造，对供应商的生产计划排产进度进行现场监督和检查，实行有效的“事中控制”。但采购人往往较少会专门设置设备监造岗位，购买专业的第三方机构提供监造认证服务就成为不错的选择。如果受预算等因素限制，可如本案例中的招标人一样，在交货周期大于6个以上的设备采购过程中，派员每2个月赴供应商现场查看进度1次，同时在关键控制点开展质量跟踪计划（Inspection and Test Plan）活动。

通过本案例我们可以看出，如果该招标人未进行设备制造跟踪计划进行现场检查，待设备完工后交付验收时基本很难发现其核心零部件配置已被“偷梁换柱”。当然，在此案例中，招标人2019年10月要求延期交货，2020年5月现场检查发现电机不符，在此期间虽有疫情原因影响，但未寻求采取诸如现场实时视频、远程查看中标人排产等更主动的手段和方式来进行进度和质量监控，从而确保中标人能够按照招标要求履行合同实现采购目标，不无遗憾。

（五）招标采购要坚持采购的“初心”有效管控履约争议

招标采购方案设计时需制定履约风险预防方案。在选择招标采购方式的采购活动中，由于招标人的大部分精力都放在程序的合规性等方面，而对采购业务其他的专业性存在一些理解偏差，常常会给后续的采购履约环节带来隐患。为此在采购招标方案设计之初，招标人就要有预防中标人中途违约的应急方案，充分考虑是依法更换中标人或重新招标的时间因素、诉讼等法律途径的“经济性”等等。在本案例中，招标人在发现供应商对核心零部件“偷梁换柱”时，虽没有前瞻性、低成本、策略性消除隐患，但通过不断的协商解决，既未影响项目进度，也追回品牌价差补偿，还争取了6年的维保服务，最大限度地维护了企业权益。

三、 结语

招标采购方式下的供应商履约管理，需要招标人从企业内部的需求着手进行管理，根据公司内外部实际情况编制合理的技术参数规格、加强内部项目计划的需求变化管理和监控，给投标人预留合理的采购时间，招标前认真细致做好潜在投标人业绩信誉等调查工作、加强质量进度监控管理、合理处置履约纠纷，只有这样才能有效管控中标人履约风险，圆满完成采购目标。